1.- ASAMBLEA ORDINARIA:
La Asamblea Ordinaria es aquella que se reúne regular y periódicamente en los
tiempos fijados en el estatuto para tratar siempre Memoria y Balance.
Además, cuando corresponda, la renovación de autoridades y resolver cuestiones
relacionadas con la gestión de la asociación conforme lo establece la ley y el
Estatuto.
Debe celebrarse una vez al año, normalmente dentro de los CUATRO (4) meses
posteriores al cierre del Ejercicio Económico, dependiendo de lo establecido en cada
Estatuto.
La Asamblea no es “Ordinaria” o “Extraordinaria” por el momento del año en que se
celebra, sino por los temas que caen dentro de su competencia.
2.- ORDEN DEL DÍA:
Sin perjuicio de otros temas establecidos estatutariamente, en la Asamblea Ordinaria
se deben tratar -en el orden que se detalla a continuación- los siguientes temas:
a) Designar dos asociados para firmar el Acta junto al Presidente y Secretario.
b) Razones de la convocatoria fuera de término.
c) Tratamiento y consideración de la Memoria y Balance anual.
d) Elección de los miembros de la Comisión Directiva y Revisores de Cuentas.
e) Sanción o modificación de un reglamento interno salvo que éste reglamente
normas estatutarias, supuesto en el que deberá ser tratado por asamblea
extraordinaria.
f) Tratar cualquier otro punto incluido en el Orden del Día que no corresponda, por
estatuto o por la ley, a una asamblea extraordinaria.
2.1.- Designación de DOS (2) asociados para firmar el Acta junto con el
presidente y secretario. Concluida la asamblea, el presidente y secretario
designado -de conformidad con lo establecido en el estatuto- deben firmar el Acta
junto a DOS (2) asociados elegidos por la asamblea. Los asociados electos para
firmar el Acta deben estar presentes durante todo el tiempo que dure la Asamblea.
Este punto no es de aplicación estricta. Con que el acta sea firmada por Presidente y
Secretario bastará. Éstos deberán declarar bajo juramento las circunstancias en las
que se llevó a cabo la reunión, las personas presentes, el medio electrónico utilizado
y todo lo que crean conveniente agregar.
Ejemplo:
“Los firmantes declaran bajo juramento que la presente reunión se llevó a cabo por
medio de video llamada y con asistencia de medios electrónicos en aplicación del
Artículo 158 del Código Civil y Comercial de la República Argentina y en el marco del
aislamiento social para prevenir la propagación de la pandemia declarada por OMS
del COVID-19, dando fé de que participaron quienes se detallan más arriba.”
2.2.- Razones de la Convocatoria fuera de término. Si la asamblea es
convocada fuera de término, es decir, vencido el plazo previsto en el estatuto para
su realización, se debe incluir como punto del orden del día, la puesta a
consideración de las razones del llamado fuera de término.
La Asamblea votara si acepta o no las razones del llamado fuera de término,
derivándose de ello las posibles responsabilidades de las autoridades sociales.
Los miembros de la Comisión Directiva y los miembros del Órgano de Fiscalización
(Revisores de Cuentas) no pueden votar este punto del orden del día.
2.3.- Tratamiento y consideración de la Memoria y Balance anual. Una vez
aprobada la Memoria y el Balance anual por la Comisión Directiva, se pone a
consideración de la Asamblea para que –ahora- sean los propios asociados quienes
los traten en asamblea y en su caso lo aprueben.
Los miembros de la Comisión Directiva y los miembros del Órgano de Fiscalización
(Revisores de Cuentas) no pueden votar este punto del orden del día.
Tener presente que la Memoria y el Balance anual deben estar a disposición de los
socios con la antelación que indica el estatuto, previo a la realización de la asamblea
por lo que deberán ser escaneados y remitidos junto con la convocatoria a asamblea
y por el mismo medio elegido para convocarla (Facebook, WhatsApp, e-mail, etc.)
2.4.- Elección de Autoridades. La elección de autoridades se debe hacer de
conformidad a lo establecido en el Estatuto.
2.5.- Sanción o modificación de un reglamento interno. Puede la asociación
disponer de reglamentos internos, siempre que esté autorizado por el estatuto.
Cuando se traten cuestiones que reglamenten disposiciones estatutarias deberá
hacerse por asamblea extraordinaria.
Cuando el reglamento trate cuestiones meramente administrativas u organizativas
como por Ej. Horarios de atención de la entidad, etc., puede hacerse por asamblea
ordinaria y no es necesaria su consideración por la autoridad de aplicación.
2.6.- Tratar cualquier otro punto incluido en el orden del día que no
corresponda, a una Asamblea Extraordinaria. Además de los temas indicados,
se pueden incluir otros como por Ej. Aumento de cuota social; aplicación de
sanciones, etc., siempre que por el Estatuto o por la ley no deba ser tratado en
Asamblea Extraordinaria.
Cuestiones que siempre deben tratarse en Asamblea Ordinaria: a) designación de
DOS (2) asociados para firmar el Acta (tener presente las consideraciones que se
hicieron en el punto 2.3); b) tratamiento y aprobación de la Memoria y Balance
anual; c) elección de autoridades (cuando corresponda reemplazarlas por
vencimiento de mandato.
Cuestiones que pueden ser tratados en una Asamblea Ordinaria o en una Asamblea
extraordinaria: a) aumento o disminución de cuota social; b) en grado de apelación
por la aplicación de una sanción a un asociado; c) revocación de mandatos de la
totalidad de los Miembros de la Comisión Directiva o miembros del Órgano de
Fiscalización; d) Sanción o modificación de un reglamento interno salvo que éste
reglamente normas estatutarias; e) etc.
Cuestiones que siempre deben tratarse en Asamblea Extraordinaria: a) la reforma
del Estatuto; b) la fusión; c) la transformación; d) la escisión; e) Prórroga del Plazo
de Duración de la asociación; f) la disolución; g) la compra o venta de bienes
registrables o de valor significativo.
2.7.- Notas Importantes.
• El tratamiento de temas no incluidos en el orden del día o que correspondan a una
Asamblea Extraordinaria, es de ningún valor por más que ese tratamiento haya sido
decidido por la mayoría de los asociados presentes en el acto.
• La redacción del orden del día debe ser clara y precisa.
• No procede la incorporación al orden del día de temas como “asuntos varios” y/o
“temas de importancia” etc.
• Los miembros de la Comisión Directiva y los miembros del Órgano de Fiscalización
(Revisores de Cuentas) no pueden votar en asuntos relacionados con su gestión.
• La individualización y el sentido del voto de quienes votan en aquellos temas que
pueden derivar en conflictos debe ser peticionada en el mismo momento de la
votación, para que conste en el Acta.
3.- PROCEDIMIENTO PARA APROBAR LA MEMORIA Y EL BALANCE:
Previo a que la Asamblea pueda tratar y -en su caso- aprobar la Memoria y el
Balance Anual, se deben cumplir los siguientes pasos:
3.1.- Elaboración de la Memoria y el Balance. En primer lugar, el Tesorero
encargará la confección del Balance anual a un Contador Público matriculado quien
lo debe confeccionar teniendo a la vista los Libros Contables y el Libro de Registro de
Asociados. Una vez firmado el Balance por el Contador y certificada su firma por el
Consejo Profesional de Ciencias Económicas, lo debe firmar el Presidente y el
Tesorero.
Al mismo tiempo la Comisión Directiva debe elaborar la Memoria anual que llevará
la firma del Presidente y el Secretario.
3. 2.- Elaboración del Informe del órgano de Fiscalización. Una Vez
terminado el Balance y la Memoria, se debe entregar una copia al Revisor de
Cuentas quien, teniendo a la vista los libros sociales, elaborará su Informe Anual,
debiendo expedirse sobre si los Estados Contables -que serán puestos a
consideración de la Asamblea- reflejan o no la situación económica y financiera de la
asociación.
4. 3.- Tratamiento y aprobación en Comisión Directiva. Una vez terminado el
Balance y la Memoria, el Presidente convocará a una Reunión de Comisión Directiva
para su tratamiento y aprobación.
Previo a la votación se debe dar lectura al Informe Anual del Órgano de
Fiscalización. Este informe no se somete a votación, sino que es un informe que los
miembros de la Comisión Directiva tendrán en cuenta al momento de votar. En la
misma reunión, una vez aprobada la Memoria y el Balance se procederá convocar a
Asamblea.
Esta reunión también debe realizarse por medios electrónicos con los recaudos
mencionados: que el acta sea firmada por Presidente y Secretario. Declaración bajo
juramento las circunstancias en las que se llevó a cabo la reunión, las personas
presentes, el medio electrónico utilizado y todo lo que crean conveniente agregar.
4.4.- Puesta a disposición de los asociados de la Memoria y el Balance,
previo a la Asamblea. Previo a la celebración de la Asamblea, y dentro del plazo
que determine el Estatuto social, se debe poner a disposición de los asociados, copia
de la Memoria y el Balance que será tratado en la Asamblea.
Deberán ser escaneados y remitidos junto con la convocatoria a asamblea y por el
mismo medio elegido para convocarla (Facebook, WhatsApp, e-mail, etc.)
4. 5.- Tratamiento y aprobación en la Asamblea. se debe dar lectura al
Informe Anual del Órgano de Fiscalización y poner a consideración la Memoria y el
Balance anual.
El informe del Órgano de Fiscalización no se somete a votación, sino que es un
informe que los asociados tendrán en cuenta al momento de votar.
Los miembros de la Comisión Directiva y los miembros del Órgano de Fiscalización
(Revisores de Cuentas) no pueden votar este punto del orden del día.
4.- CONVOCATORIA:
Una vez aprobado el Balance por la Comisión Directiva, están en condiciones de
Convocar a Asamblea. Sin perjuicio de lo establecido en el Estatuto social, las
convocatorias a asamblea serán notificadas con al menos DIEZ (10) días de
anticipación y no más de TREINTA (30) días a la fecha dispuesta para la Asamblea.
5.- QUÓRUM. MODO DE CONTARLO:
5. 1.- El Quórum en la Comisión Directiva. Para que una Reunión de Comisión
Directiva sea válida debe reunir el quórum establecido en el estatuto social, que no
podrá ser inferior a la mayoría absoluta de sus miembros titulares.
Generalmente los estatutos prevén que el quórum se cumple con la presencia de la
mitad más uno de la totalidad de miembros titulares de la Comisión Directiva.
Este quórum existirá en la reunión virtual, cuando se encuentren conectados
simultáneamente la cantidad de titulares de la Comisión Directiva que indique el
Estatuto.
Los Revisores de Cuentas no son miembros de la Comisión Directiva, son miembros
del Órgano de Fiscalización y no cuentan para el quórum en la Comisión Directiva.
5.1.1.- Quórum. Mitad más uno. Modo de contarlo: Se cuenta dividiendo la
cantidad de miembros titulares de la Comisión Directiva establecida en el Estatuto y
al resultado se le suma UNO (1). En caso que la división de miembros de como
resultado un número decimal, se debe redondear hacia el número mayor.
Ejemplo. Si tengo CINCO (5) miembros de Comisión Directiva se debe hacer el
siguiente cálculo: (5/2=2,5) el resultado, como es decimal, se redondea hacia el
número mayor, en este caso TRES (3) y a ese resultado se le suma UNO (1) es decir
(3+1=4). La mitad más uno de CINCO (5) es CUATRO (4). A continuación se
detallan algunos ejemplos:
a) Con CUATRO (4) miembros el quórum se reúne con TRES (3)
b) Con CINCO (5) miembros el quórum se reúne con CUATRO (4)
c) Con SEIS (6) miembros el quórum se reúne con CUATRO (4)
d) Con SIETE (7) miembros el quórum se reúne con CINCO (5)
e) Con OCHO (8) miembros el quórum se reúne con CINCO (5)
f) Con NUEVE (9) miembros el quórum se reúne con SEIS (6)
5.1.2.- Quórum. Mayoría absoluta. Modo de contarla: Es el número de votos
en un mismo sentido que constituye más de la mitad del total de los emitidos en una
votación. A continuación se detallan algunos ejemplos:
Con CUATRO (4) miembros el Quórum se reúne con TRES (3)
Con CINCO (5) miembros el Quórum se reúne con TRES (3)
Con SEIS (6) miembros el Quórum se reúne con CUATRO (4)
Con SIETE (7) miembros el Quórum se reúne con CUATRO (4)
Con OCHO (8) miembros el Quórum se reúne con CINCO (5)
Con NUEVE (9) miembros el Quórum se reúne con CINCO (5)
5. 2.- El Quórum en la Asamblea: Para que la Asamblea sea válida debe reunir el
quórum establecido en el Estatuto. Generalmente los Estatutos prevén que el quórum
se cumple con la mitad más uno de los Asociados con derecho a Voto. Si el quórum no
se reúne, se debe esperar entre media hora y una hora según lo que establezca el
estatuto para realizar la Asamblea con los que se encuentren presentes.
Se entiende que el quórum está reunido cuando se encuentren conectados
simultáneamente la cantidad de socios que indique el Estatuto.
6. RENUNCIAS:
6.1.- Renuncia de miembros de la Comisión Directiva. La renuncia es el acto
fundado del directivo de cesar voluntariamente en el ejercicio de su cargo, sin
necesidad de invocar justa causa.
El estatuto no puede restringir la remoción ni la renuncia; la cláusula en contrario es de
ningún valor.
No obstante, la renuncia no puede afectar el funcionamiento de la Comisión Directiva o
la ejecución de actos previamente resueltos por ésta, supuestos en los cuales debe ser
rechazada y el renunciante permanecer en el cargo hasta que la asamblea ordinaria se
pronuncie.
Si no concurren tales circunstancias, la renuncia comunicada por escrito al presidente
de la comisión directiva o a quien estatutariamente lo reemplace o a cualquiera de los
directivos, se tiene por aceptada si no es expresamente rechazada dentro de los diez
días contados desde su recepción.
La aceptación o rechazo expreso o tácito de la renuncia corresponde exclusivamente a
la Comisión Directiva y en su caso a la Asamblea y no implica la aprobación de la
gestión o la extinción de la eventual responsabilidad del renunciante.
6.2.- Renuncia de miembros de la Comisión Directiva y afectación del
Quórum. Si a causa de renuncias no es posible reunir el quórum requerido se deberá
estar a lo establecido en el estatuto.
Generalmente los estatutos establecen que cuando el número de miembros de la
Comisión Directiva quede reducido a un número que no permita reunir el quórum
requerido habiéndose incorporado los suplentes, se deberá convocar a Asamblea dentro
de un plazo no mayor a TREINTA (30) días corridos desde el acaecimiento del hecho y
a los fines de recomponer dicho cuerpo.
En idéntica forma se procederá en el supuesto de acefalía total de la Comisión
Directiva, siendo en este caso, el Revisor de Cuentas quien tiene la obligación de
convocar o requerir la convocatoria, según lo establezca el estatuto social, sin perjuicio
de la responsabilidad que puedan tener los directivos renunciantes.
Las personas electas durarán en sus cargos hasta el vencimiento de los mandatos de
los miembros reemplazados, salvo que se trate de una revocación de mandatos.
6. 3.- Renuncia de asociados. El derecho de renunciar a la condición de asociado no
puede ser limitado.
El renunciante debe en todos los casos las cuotas y contribuciones devengadas hasta la
fecha de la notificación de su renuncia.
7. CORRIMIENTO DE CARGOS:
7.1.- Principio general. Estatuto. En caso de ausencia, licencia, fallecimiento,
declaración de incapacidad o capacidad restringida, inhabilitación, renuncia o remoción;
la vacancia transitoria o permanente de algún miembro de la Comisión Directiva será
cubierta en la forma que establezca el estatuto.
7.2.- Silencio del estatuto. En caso de silencio del estatuto en cuanto al modo en
que deba realizarse el corrimiento de cargos se aplican las siguientes reglas: Al
presidente lo reemplaza el vicepresidente, al vicepresidente el primer vocal titular.
Igual sistema para el secretario y tesorero.
Los Vocales se reemplazan entre sí según su orden de prelación.
El reemplazo será por el término de la licencia o hasta la finalización del mandato del
cargo que se reemplaza según el caso.
8.- TRÁMITE:
El trámite que debe seguirse ante la Inspección Provincial de Personas Jurídicas para
obtener la aprobación de la Asamblea Ordinaria es el siguiente:
8.1.- Documentación a presentar antes de la Asamblea.
Con una anticipación no menor a DOCE (12) DÍAS hábiles, se debe presentar con el
formulario COMUNICA ASAMBLEA ORDINARIA que puede ser descargado de la Página
Web, firmado por Presidente y Secretario, la siguiente documentación:
8.1.1.- COPIA DEL ACTA DE LA REUNIÓN DE COMISIÓN DIRECTIVA DONDE CONSTE
LA CONVOCATORIA. Un modelo sugerido puede ser descargado de la Página Web. La
copia debe estar debidamente autenticada por Juez de Paz o Escribano.
El Acta de Comisión Directiva debe estar firmada (firma, aclaración y cargo) por cada
uno de los miembros titulares de Comisión Directiva que estuvieron presentes en la
reunión y en su caso por los miembros titulares del Órgano de Fiscalización que
hubieren estado presentes a los fines consultivos. (No es de aplicación)
El Acta de Comisión Directiva debe estar firmada por Presidente y Secretario/a, y
contener la declaración jurada pertinente.
Además se debe acompañar una TRANSCRIPCIÓN A MÁQUINA del Acta, firmada por
Presidente y Secretario.
8.1.2.- COPIA DEL LIBRO DE REGISTRO DE ASOCIADOS debidamente actualizado,
confeccionado e integrado en su totalidad con sus categorías y cuotas sociales
correspondientes al año en curso.
Se debe incluir además la primera hoja donde consta la rúbrica. Las copias deberán
estar debidamente autenticadas por Juez de Paz o Escribano Público. (No es de
aplicación)
8.1.3.- PADRÓN DE ASOCIADOS CON DERECHO DE VOTO es decir, un listado con
nombre y apellido completo, DNI, categoría y antigüedad de aquellos asociados que el
Estatuto otorga derecho a voto, firmado por Presidente y Secretario con carácter de
declaración jurada.
El asociado moroso que desee participar en la Asamblea debe purgar su mora,
pudiéndolo hacer hasta el momento inmediato anterior al comienzo de la Asamblea y
las autoridades están obligadas a recibirle el pago.
8.1.4.- BALANCE – MEMORIA – INFORME DEL ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN: Se debe
acompañar original de los ESTADOS CONTABLES. Se debe presentar una MEMORIA
descriptiva de las actividades realizadas, suscripta por Presidente y Secretario así como
el INFORME ANUAL del Órgano de Fiscalización firmado por los Revisores de Cuentas.
8.1.5.- PUBLICIDAD: El medio de publicidad deberá ajustarse a lo establecido en el
Estatuto de la Entidad y además se debe publicar por UN (1) día en el Boletín Oficial.
La Elección de un medio de publicidad distinto al establecido en el Estatuto, deberá
siempre garantizar la máxima difusión de la Asamblea, sin embargo, las consecuencias
por impugnaciones que se realicen con fundamento en la publicidad, será
responsabilidad de la Comisión Directiva. En este caso se podrá disponer la aplicación
de otro medio diferente al estatuido, que garantice la publicidad de la convocatoria
(WahtsApp, Facebook, e-mail, etc.)
Cualquiera sea el medio de publicidad elegido, se deberá acompañar la constancia que
acredite su difusión en la que conste: a) lugar, fecha y hora de la Asamblea; b) Orden
del Día; c) domicilio, días y horario de consulta de la documentación a tratarse en la
Asamblea.
En este caso particular se entenderá por “lugar” el link o dirección electrónica de la
plataforma o medio electrónico elegido y consensuado, a la que deberá conectarse el
asociado en el día y la hora señalada, para participar de la asamblea.
8.1.6.- TASA GENERAL DE ACTUACIÓN: Se debe acompañar comprobante de pago de
la Tasa de actuación por única vez por Expediente, que se abona en el BPN.
(Escaneada) El monto de la tasa surge de la Ley Impositiva provincial.
2.- Documentación a presentar después de la asamblea. (TODA LA
DOCUMENTACIÓN DEBERÁ SER ESCANEADA y REMITIDA EN ARCHIVO PDF
AL SIGUIENTE MAIL: dppjasociaciones@gmail.com
Dentro de los DOCE (12) DÍAS hábiles, posteriores a la realización de la Asamblea, se
debe presentar con el formulario COMUNICA ASAMBLEA ORDINARIA que puede ser
descargado de la Página Web, firmado por Presidente y Secretario, la siguiente
documentación:
8.2.1.- COPIA DEL ACTA DE ASAMBLEA ORDINARIA debidamente autenticada por Juez
de Paz o Escribano (NO SE APLICA). Se acompaña con el presente un modelo sugerido
o puede ser descargado de la Página Web. El Acta de Asamblea debe estar firmada
(firma, aclaración y cargo) por el Presidente y Secretario y por los DOS (2) asociados
elegidos para ese fin.
Además se debe acompañar una TRANSCRIPCIÓN A MÁQUINA del Acta, firmada por
Presidente y Secretario.
8.2.2.- LISTADO DE ASOCIADOS PRESENTES EN LA ASAMBLEA, que deberá contener:
a) Lugar, fecha y hora de la asamblea; b) nombre, apellido y DNI de los asociados y
“las firmas de los presentes al lado de su nombre” ESTE REQUISITO SERÁ REEMPLAZO
POR LA DECLARACIÓN JURADA DE LOS FIRMANTES DEL ACTA; c) Al final del padrón
expresar en letras y números la cantidad de asociados que asistieron, con firma de
Presidente y Secretario (Declaración jurada). Se puede descargar un modelo sugerido
en la Página Web.
8.2.3.- NÓMINA DE AUTORIDADES, que deberá contener: a) Nombre de la Entidad; b)
Fecha de la Asamblea; c) Nombre y Apellido completo, CUIL/CUIT, Domicilio y Teléfono
de las autoridades; d) Cargo que ostenta cada uno. Se puede descargar un modelo
sugerido en la Página Web.
8.2.4.- CERTIFICADO DE LIBRE DEUDA DEL REGISTRO PROVINCIAL DE DEUDORES
ALIMENTARIOS MOROSOS. Se debe acompañar el certificado de cada uno de los
miembros de la Comisión Directiva que resulten electos.
Se obtiene gratuitamente en la página del Registro Pcial. de Deudores Alimentarios
Morosos http://www2.neuquen.gov.ar/fd/consultacertificadoasp/deudormoroso.aspx.
8.2.5.- DECLARACIÓN JURADA suscripta por los miembros del Órgano de Fiscalización
(Revisores de Cuentas) declarando que no están comprendidos en lo dispuesto por el
artículo 173 1° párrafo del Código Civil y Comercial de la Nación.
Un modelo sugerido puede ser descargado de la Página Web.
Dispone el artículo 173 del Código Civil y Comercial “Los integrantes del órgano de
fiscalización no pueden ser al mismo tiempo integrantes de la comisión, ni certificantes
de los estados contables de la asociación. Estas incompatibilidades se extienden a los
cónyuges, convivientes, parientes, aun por afinidad, en línea recta en todos los grados,
y colaterales dentro del cuarto grado”
3.2.5.- DECLARACIÓN JURADA SOBRE LA CONDICIÓN DE PERSONA EXPUESTA
POLÍTICAMENTE. Suscripta por las autoridades electas (miembros de Comisión
Directiva y Revisores de Cuentas) con firma certificada ante Escribano público o Juez de
Paz. Se acompaña con el presente o puede ser descargado de la Página Web el modelo
aprobado por Anexo de la Resolución UIF N° 11/2011.
9.- SOLICITUD DE CONSTANCIAS:
Acompañada la totalidad de la documentación, la entidad podrá solicitar Constancia de
Autoridades y Balances.
La Solicitud debe hacerse por separado mediante el formulario SOLICITA CONSTANCIACOPIAS CERTIFICADAS que puede ser descargado de la página web y el Pago de la
Tasa correspondiente.
Una vez aprobada la Asamblea se extenderá constancia a pedido de la parte interesada.
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